Neste artigo falaremos sobre silos dentro das empresas, que contamina as empresas e não percebemos.
Onde estão os processos que conectam a empresa como um todo?
Por que alguns departamentos têm dificuldades em compreender questões que estão fora de suas respectivas áreas?
Por que nem toda empresa veste a camisa de forma uniforme?
Por que é que existem empresas dentro da mesma organização?
Basicamente, estas questões são oriundas da presença de silos organizacionais.
O que são silos organizacionais?
São departamentos que são regidos como empresas, atuando de forma segregada dos outros departamentos. Normalmente, existem vários departamentos que são conflitantes: a causa ocorre num departamento e o efeito no outro departamento. Por exemplo: área comercial vai vender e a área operacional tem que fazer acontecer, cumprir com o que foi programado. E viram brigas entre departamentos, dentro da área produtiva, um departamento que é inicial não conversa com o intermediário, não conversa com outro departamento, como se cada um defendesse o seu quadradinho com uma bandeira e fosse um time segregado da organização. Isso não é viável. Na verdade, toda a empresa precisa ser observada de uma maneira única e uniforme. A estratégia da empresa é uma só. O presidente, o CEO e os diretores da empresa lidam com vários processos. Mas, dentro de uma mesma hierarquia, tem pessoas que agem diferente. Pessoas ou departamentos que são isolados, como se não existisse o outro.
“Preciso fazer o meu trabalho e pronto, o meu quadradinho”.
Isso está muito mais ultrapassado do que a gente imagina. Mas, é uma realidade imensa nas empresas. Vou trazer um pouco da minha percepção à respeito, pois já encontrei e vivenciei muito isto, ainda encontro muito nas organizações onde atuo e acredito que continuarei a encontrar isso por um bom tempo, infelizmente. Na verdade, é através de uma mudança de gestão e cultura colaborativa que isto tendo a diminuir.
As pessoas de departamento diferentes se veem como concorrentes. Se eu faço o meu trabalho, passo para frente, a próxima tem que fazer e assim por diante, até entregar o produto final. Faz todo sentido, é uma sequência lógica. A matéria-prima entra, faz o processo produtivo, se desenvolve todo o produto até o produto acabado. Um serviço: entra através de uma solicitação de um cliente, se desenvolve toda a metodologia proposta, presta o serviço e acaba. Isso tem uma sequência lógica, todas as empresas são assim, independente se são serviços ou produtos, funcionam dessa forma. O problema é que as pessoas não compartilham experiências entre elas porque estão nos silos departamentais.
“O meu trabalho foi feito, agora se vira”.
Lembrando, que essa questão do cliente em primeiro lugar, cliente sempre tem razão, é muito bonito da empresa para fora. Mas, e para dentro? Eu sou cliente e fornecedor, às vezes. Preciso tratar meu cliente com outros olhos, mas eu o trato como inimigo.
“Já fiz, resolve que o problema é seu”.
Isso é um processo que não é vantajoso para ninguém, a empresa perde muito com isso. Os colaboradores perdem muito com isso porque poderiam trocar experiência, aprender coisas novas e não o fazem.
Esses silos ou áreas departamentalizadas são muito ruins, são maléficos para a empresa, porque não se consegue ver o todo, aliás o todo é considerado nesta situação como o meu quadradinho.
Por que as pessoas não veem o todo?
Primeiro, porque elas não tem um processo alinhado. Cada um olha o seu direcionamento, o seu alinhamento, responde por coisas específicas do seu departamento. A estratégia da empresa é dividida em cascatas e particionada, até chegar no departamento. E aí, o departamento não sabe qual é a estratégia da empresa, mas sabe que tem uma estratégia pequena ali. Então, fica focado naquilo. O que sai dali ele não tem domínio, não tem interesse e não está conectado com o que ele precisa, não é responsabilidade dele. Ele vai fazer aquilo e só. A grande vantagem de você ter alinhamento total da empresa é que as pessoas começam enxergar o processo de início ao fim, começam a entender os impactos, as reações e as relações que têm da atividade no departamento com a estratégia da empresa. Hoje não se vê isso, não se constrói isso, não se valoriza isso.
Ainda se usa o conceito de “Eu faço o meu quadradinho, depois eu passo o meu quadradinho para alguém para fazer o outro”.
Lembre-se você é cliente e fornecedor. Como cliente de uma área que vai entregar alguma coisa para você trabalhar, fazer alguma coisa e, da mesma forma, você vai entregar para outra área. É isso, mas, não se sabe das consequências. Não se sabe das dificuldades da pessoa que vem antes de você, que vai preparar o material para te entregar, essa pessoa não sabe das suas dificuldades, que ela poderia te ajudar a fazer. Certamente, uma pessoa fazendo algo um pouco diferente para você, sabendo da sua dificuldade, poderia ajudar o seu trabalho e assim por diante. Da mesma forma, você poderia tentar fazer alguma coisa que poderia melhorar e ajudar outra área a evoluir de forma mais rápida, assim o processo lá na frente sairá com muito mais qualidade, redondinho.
Essas situações e necessidades específicas são extremamente relevantes. Todo o ciclo empresarial, todo produto ou serviço tem uma sequência lógica que é importante você olhar e entender. Uma falha em uma delas resulta num problema lá na frente. Só que essa visão do todo não existe, ou apenas existe em poucas pessoas. Quanto mais pessoas tiverem conectados com essa visão, melhor, mais elas conseguem entender e contribuir com o todo e, assim, fazer a diferença.
Por isso, que os silos organizacionais se tornam um malefício, uma contaminação, um processo que de dentro para fora da organização gera problemas. Às vezes, a empresa não vê ou não tem como atuar. Mas, o resultado, sem dúvida, é pior do que você fazer o processo alinhado com todo mundo.
Essa vantagem de fazer as pessoas entenderem o todo, início, meio e fim, faz com que você, empresário, empreendedor ou líder de área, tenha coringas na mão para alocar e preparar para os próximos cargos na sua estrutura. Por exemplo, se você quer preparar alguém para assumir uma gerência onde tem dois departamentos subordinados diretamente. Se você só lida com pessoas de um departamento isoladamente e de outro isoladamente, na hora que você precisar fazer com que uma dessas pessoas suba na organização, aparecerão as dificuldades, porque a pessoa não conhece o todo, neste caso a outra área que será gerida por ela.
Além do benefício de resultado que você tem olhando para a estrutura inteira, você tem um benefício enorme fomentando coringas na sua organização, pessoas com visão sistêmica, processual, que começam a se conscientizar do fluxo e interações existentes no processo como um todo. E é muito mais fácil você trazer essas pessoas para as posições superiores, onde tem uma responsabilidade ampliada com mais departamentos, porque elas já conhecem. O problema é quando se quer fazer alguma coisa em que a pessoa não conhece. Às vezes, busca-se no mercado. Pode ser positivo, oxigena a organização, mas pode ser negativo porque vai desmotivar as pessoas que estão aguardando um crescimento profissional.
Uma das funções da liderança da empresa é preparar a base para os próximos passos. Se você quer rodar a organização e fazer com que ela seja sustentável ao longo do tempo, precisa se preocupar com custo e com recolocação de pessoas de forma estratégica. Se um gerente deixou a companhia e preciso contratar ou alocar um novo gerente para essa responsabilidade, o ideal é que você suba na organização pessoas que estejam qualificadas ou mais preparadas (não preparadas totalmente que vai ser impossível), mas que possam assumir essa responsabilidade mais facilmente. E você contrata lá na base, você vai subindo toda a organização. Com isso, você reduz seu custo, porque você não contrata salários mais altos, você promove as pessoas, que ficam ganhando mais e você contrata uma pessoa na entrada da organização com um salário mais baixo, salário de entrada. Como um estagiário, um analista Júnior, não importa, como é que você está configurado em seus primeiros níveis organizacionais.
A questão é a seguinte. Se você usa a estratégia em espiral, tem aí uma vantagem de longevidade da empresa porque existe um controle sistêmico dos custos fixos. Mas, se você precisa trabalhar isso e a empresa está dividida em silos, irá ter dificuldades em realocar pessoas e capacitá-las para elas exercerem suas novas responsabilidades mais rapidamente. Quanto mais se tem as pessoas tendo uma visão amplificada e entendendo de início ao fim o processo, melhor. Essa é a grande questão e a grande vantagem que se tem de você quebrar os silos organizacionais.
Hoje, se fala na metodologia Squad, que é trazer pessoas de formações, experiências, responsabilidades diferentes para resolver um problema. Com isso, você quebra os departamentos totalmente e cria um grupo multidisciplinar que vai trabalhar esse assunto. Normalmente, a gente vê isso em questões de crise grave que a empresa enfrenta, onde se cria aquela famosa sala de guerra, war room, coloca todo mundo lá enfurnado tentando achar uma solução para uma determinada situação. Isso pode ser feito de maneira rotineira e dinâmica no dia a dia. Não precisa ter uma crise para isso. Essa é a grande questão.
Como se faz para que esse processo flua?
Promovendo isto dentro da sua organização, você começa a criar esses seus coringas, onde a pessoa conhece mais de um processo, sendo multidisciplinar e vira um coringa na tua organização, pode ir de uma área para outra, pois ela tem habilidades, competências e conhecimentos que podem ser usados à medida que a empresa necessita.
Esse é um assunto crítico nas empresas atualmente, extremamente complexo que faz com que muito processo fique barrado pela questão de as pessoas não quererem compartilhar as coisas, não quererem largar o osso, não quererem aprender o todo, não quererem se conectar e ficam se justificando “Eu faço o meu das 8 às 17 horas, vou embora e acabou”. Existe a necessidade de começar a entender outras características, desenvolver novas habilidades e conhecimentos. Este fato acaba motivando as pessoas, porque gera desafio, gera possibilidades, oportunidades futuras, a pessoa fica mais preparada para isso e todos ganham, a empresa, você como líder e os colaboradores, pois promoverá muito mais pessoas conscientes do processo, usando capital intelectual para ajudar na tomada de decisão, bem como na busca de soluções para algumas questões.
Que este tema tenha despertado em você reflexões importantes para colocar em prática aí na sua empresa, fazendo com que tenha uma gestão estratégica sustentável.