“O que fazer quando o colaborador não assume suas responsabilidades”. Vamos entender o quanto a responsabilidade é do colaborador ou da empresa em criar uma cultura de responsabilidade dentro da organização. Nesse tema nós vamos abordar três coisas:
- A responsabilidade e a cultura da empresa. Qual é a conexão que existe entre esses dois temas? Quão importante é ter responsabilidade dentro de uma cultura que propicia isto realmente.
- Fatores que inibem e fomentam a prática de responsabilidade dentro de uma empresa.
- Dicas práticas para fomentar a cultura de responsabilidade nas organizações.
Significados
Vamos iniciar o processo através de um paralelo com o significado das coisas.
Responsabilidades:
- Obrigação de responder pelas ações próprias ou dos outros;
- Caráter ou estado do que é responsável
Conectado com o que a gente falou da correlação da cultura da empresa, que o significado é:
Cultura Empresarial
- Conjunto de valores, crenças, rituais e normas adotadas por uma determinada organização.
Esses dois conceitos vão ajudar a gente a entender um pouco sobre o conteúdo de hoje.
Cultura Organizacional (Cultura Empresarial)
O que é importante em uma cultura organizacional? A cultura empresarial fomenta a responsabilidade das pessoas de que forma?
- Propósito – objetivos e metas claras
Sem dúvida alguma, o propósito, objetivos e metas claras são extremamente essenciais e importantíssimo para que as pessoas tenham responsabilidade. Se as pessoas entendem quais são os objetivos, as metas e o propósito da empresa, conseguem fazer a correlação com suas atividades e assim se sentirem responsáveis. Se não entendem e não sabem qual é o grau de importância das coisas, elas não se sentirão responsáveis. Alinhar o propósito, os objetivos e as metas claras da empresa é algo importante.
- Comunicação – transparente e assertiva
Se não tenho uma comunicação assertiva e a minha comunicação não é clara, como é que as pessoas vão se responsabilizar, se elas não entendem o processo, se a comunicação é falha, como vão ter discernimento de entender o que é importante e o que não é, qual é o seu papel e a sua responsabilidade em função das situações que ela vivência na prática. Comunicação é outro elemento essencial e muito importante.
- Liderança – Catalisadora, orientadora, servidora
Liderança tem um papel relevante e indispensável neste contexto, onde toda a conexão necessária para que as pessoas se responsabilizem pelas coisas, precisam estar perceptíveis para todos. Se eu tenho uma liderança que é catalisadora, que fomenta, que dá desafio, que faz as pessoas interagirem, se desenvolverem, crescerem na organização, se a liderança é de fato orientadora, se faz todo o suporte para as pessoas conseguirem agir rapidamente sem depender de forma burocrática da empresa e da mesma forma ser uma liderança servidora, a dependência extrema nessa liderança deixa de existir, fazendo com que as pessoas se responsabilizem naturalmente. Quando se tem uma dependência excessiva de algo, não se tem uma responsabilidade sobre a questão, necessitando de uma interação para sua conclusão, a famosa burocracia. A liderança tem um papel crucial, essencial e fundamental para que as pessoas absorvam a responsabilidade. Se existe uma liderança que controla muito, a responsabilidade não está com o colaborador, está com a liderança e o objetivo é o contrário, na verdade é preciso que o colaborador assuma essa responsabilidade.
- Processos – bem definidos e alinhados com o propósito
Processos precisam estar bem definidos, elaborados e que estejam alinhados com propósito. Se os processos que o colaborador executa, entendendo o propósito da empresa e vê que o processo não está alinhado com isto, a responsabilidade por aquele processo deixa de ser importante, porque o foco na empresa está no objetivo, na meta e no propósito que a empresa tem. Se o processo não está alinhado com esse propósito, as pessoas não vão interagir e não vão se responsabilizar.
- Engajamento – equipe alinhada, motivada e participativa.
Quanto mais as pessoas tiverem conectadas, mais as responsabilidades fluirão entre as pessoas. Sabe-se que a responsabilidade de um colaborador é fazer tal atividade, porque a partir disto começa a responsabilidade de outra pessoa e assim sucessivamente. Então, as pessoas começarão a interagir, vão participando e entendendo mais o contexto total dos processos e vão se responsabilizando parcialmente porque sabem que a soma dos fatores irá gerar o resultado esperado pela empresa. Isso é algo que o líder pode fazer com toda a eficiência. A liderança que foi comentada antecipadamente volta muito forte aqui no engajamento da equipe, que é papel crucial de um líder eficiente.
- Meritocracia – equilibrar esforço e recompensa
As pessoas são responsáveis por aquilo que fazem e, consequentemente, recebem por isto, pelo menos é assim que deveria ocorrer. Se existe um desequilíbrio entre esforço e recompensa, não adiante querer exigir a responsabilidade das pessoas, porque ao cobrar muito uma determinada responsabilidade, onde o esforço é muito grande para uma recompensa muito baixa, essa responsabilidade não irá ser absorvida. Desta forma, ou as pessoas saem da sua empresa ou vão fazer algo não tão responsáveis como deveriam. Quando o colaborador enxerga o valor agregado entre o esforço que tem com a recompensa que ele recebe, isso faz com que a responsabilidade se fortaleça, cresça e seja muito mais aparente e atraente.
- Educação continuada – Lifelong Learning
Fomentar que as pessoas aprendam continuamente. Algumas pesquisas já nos mostram que o tempo médio de uma pessoa em um posto trabalho é de quatro anos e meio. Já acabou aquele tempo em que as pessoas ficavam a vida toda em uma única empresa e cargo. Acelerar esse aprendizado para a organização é tão importante para o indivíduo, quanto para a própria empresa, que exista esta consciência para todos. A responsabilidade pelo aprendizado é das duas partes: da empresa e do colaborador. Todos vão crescer com isso. Sem o crescimento dos dois lados, a empresa fica com seu capital intelectual reduzido. Quanto mais você fomenta e direciona a responsabilidade, mais as pessoas entendem a importância disso, por isso vão se sentir responsáveis pela questão e, desta forma, buscar conhecimento continuamente.
- Retroalimentação – melhoria contínua
Como é que se faz e entende essas responsabilidades? Se elas estão absorvidas, se está ou não gerando dependência. Como é então que se faz esse processo, como é que se entende esse contexto e volta no ciclo de propósito, comunicação, liderança, processo, para que isso seja cada vez mais absorvido e internalizado pelas pessoas. A responsabilidade não é adquirida da noite para o dia, precisa interagir com as pessoas. Por isso que esse processo de retroalimentação é muito importante. No momento que se delega uma atividade, precisa acompanhar para entender se as pessoas absorveram ou não esse processo.
Fatores inibidores
Vamos falar agora sobre os fatores inibidores, aqueles que prejudicam as pessoas para assumirem essa responsabilidade dentro das organizações.
- Planejamento, comando e controle
Entenda que planejamento, comando e controle é uma cultura já ultrapassada, muito utilizada ainda, mas que fomenta o controle excessivo sobre como fazer os processos. Poucas pessoas planejam, toda organização recebe esses comandos através dessa estratégia planejada por poucas pessoas que controlam esses comandos. Então, como querer que a responsabilidade esteja com o colaborador, se existe controle sobre o jeito que ele vai fazer, se ele está lá somente para replicar processos pré-estabelecidos? Como é que se pode responsabilizá-lo por isso, se mantém alguém controlando e monitorando? A responsabilidade não é dele, porque se fosse dele você não o controlaria, você deixaria com ele o processo sendo executado. Controle é diferença de monitoramento. Quando delego uma atividade para alguém eu monitoro até que a pessoa se sinta confortável para fazer por conta própria, até então eu monitoro. Quando controlo, eu trago para mim.
- Centralização – Micro gerenciamento
Fazer com que as pessoas façam demais para entregar um processo para sua validação final. Se você valida, então você é a pessoa responsável, não de fato quem fez para a sua validação. Se você tem um processo de centralização extremo, micro gerenciamento, que é algo totalmente destrutivo nas organizações atuais, você irá fazer com que as pessoas façam mais só para provar para você que elas estão certas, para você validar depois. Imagine o tempo que se gasta com isto, de um lado a execução e de outro a validação. Se é você quem valida, a responsabilidade não é do colaborador, é de quem faz a centralização ou a micro gestão.
- Ambiente não inclusivo, não promove pertencimento
Toda vez que você exclui alguém, ela não se sente responsável. Se você não traz as pessoas para participarem, se exclui as pessoas, o quanto elas são responsáveis para fazer ou atingir os objetivos e as metas da empresa. É necessário fazer com que as pessoas participem, sejam incluídas e não excluídas.
Esses três elementos são fatores inibidores. Preste atenção na sua empresa e se algum deles está presente para entender o porquê que as pessoas não se sentem responsáveis.
Fatores fomentadores
- Alinhamento e autonomia
Toda vez que temos um alinhamento e damos autonomia para as pessoas, elas conseguem entender o quão importante é aquilo e conseguem atuar diretamente nos processos para atingir os resultados. Elas têm autonomia porque estão alinhadas com o propósito, com os objetivos e as metas da empresa e vão fazer de tudo para atingirem o objetivo, aquela meta, aquele resultado, pois tem autonomia para ajustar qualquer inconveniente ou desvio que aparecer no caminho. Alinhamento e autonomia fazem com que as pessoas se sintam responsáveis, porque estão entendendo a processo, sabem o resultado e têm autonomia e poder para atuar rapidamente e atingir os resultados que a empresa espera.
- Delegar atividade e responsabilidade
Quando delegamos uma atividade para alguém, precisamos assegurar com que a experiência e a responsabilidade sejam transferidas para ela. Lógico, de imediato nem tudo vai ser possível de ser absorvido na mesma intensidade ou no mesmo grau de conhecimento que temos, mas o monitoramento é importante, bem como delegar a responsabilidade. A responsabilidade é da pessoa, ela é agora a nova responsável. Se ela vai mudar o jeito de fazer e vai atingir o resultado da mesma forma, ótimo, ótimo para ela, pois ela está aprendendo, todo mundo aprende ao longo do tempo, ninguém nasceu sabendo. Tudo que você sabe hoje, o modo como você faz as coisas hoje, é consequência da sua evolução e do seu aprendizado. Fomente a delegação de atividades com responsabilidade para que isso aconteça com as pessoas e não imponha o seu jeito de fazer. Delegar atividades e a responsabilidade é outro fator que fomenta a responsabilização por parte dos colaboradores.
- Ambiente colaborativo
Quanto mais colaboração há no ambiente, melhor, porque as pessoas vão começar a entender o contexto como um todo, vão entender as suas responsabilidades e o impacto delas na relação com as outras áreas e com as outras pessoas. Colaboração é importante para as pessoas sentirem parte do processo, poderem opinar e trazer à tona as suas frustrações, a sua ansiedade, as suas preocupações ou até novas ideias e sugestões. Quanto mais colaboração você tiver, mais responsabilidade atrelada você vai conseguir, porque as pessoas se sentem responsáveis por ajudar, fazem parte daquele processo e se responsabilizam pelo resultado porque elas somaram para chegar naquele ponto.
Dicas importantes – Responsabilizar é preciso
- Alinhe o propósito da empresa (Estratégia)
Alinhe o máximo que você puder. As pessoas precisam entender por que a empresa está indo naquela velocidade, naquela direção, porque ela precisa disso ou porque ela não precisa disso. Se não tiver esse alinhamento, ela não vai se sentir responsável por nada. A responsabilidade está no fato das pessoas entenderem o porquê das coisas. Sei que se eu não fizer existe um problema, eu sei que se eu fizer o resultado é esse. Sei o resultado do meu trabalho, o quanto impacta positivamente ou negativamente para a empresa na ausência dele.
- Autonomia e responsabilidade para seus colaboradores
Nós falamos sobre alinhamento, esse alinhamento gera autonomia e a responsabilidade para as pessoas executarem as coisas que precisam ser executadas. Saber do nosso papel, saber qual é a nossa responsabilidade, porque quando estamos alinhados com o processo, temos um ambiente colaborativo, sabemos exatamente qual é o nosso papel dentro desse contexto e temos claramente a nossa responsabilidade. A nossa responsabilidade é atingir determinados objetivos, metas e resultados. Temos autonomia para direcionar e ajustar esses elementos para que esse resultado aconteça da melhor maneira possível.
- Avalie se suas ações geram dependência nas pessoas
Se a pessoa precisa de você constantemente para mesma coisa, a responsabilidade não está com ela, está com você. Porque você é parte do processo. A responsabilidade que você tem é de ajudá-la, sempre. Na verdade, a sua responsabilidade é de fomentar o seu desenvolvimento. Avalie se suas ações estão gerando dependência nas pessoas. Se estão, como é que faço para que essa pessoa não dependa de mim na próxima vez? Como é que eu ensino essas pessoas? Esse elemento é importante para que a gente pratique constantemente. Isso é uma constante, as pessoas começam a entender que estão delegando atividades e desenvolvendo pessoas, mas estão continuamente gerando dependência nas pessoas. Isso não é saudável para ninguém e não gera responsabilidade.
- *Inclua todos nos processos da empresa
Vale ressaltar o asterisco aí porque talvez você não tenha possibilidade de passar todas as informações ou não tenha todas as informações. Mas tudo que você tiver é importante que você envolva e inclua as pessoas nesse processo. Lembre-se se você faz parte do processo, entende a sua responsabilidade e a correlação que tem com os outros elementos da sua organização. Inclua as pessoas no processo. Se as pessoas participarem, elas vão se sentir muito mais responsáveis, seguramente.
- Fomente o desenvolvimento empresa/colaborador
Lembre-se, preciso desenvolver pessoas e desenvolver pessoas quer dizer desenvolver empresa e os colaboradores. Quando você promover um desafio, o desafio vai gerar conhecimento para as pessoas, que vai se transformar em resultados para a empresa. Todos crescem, fomente o desenvolvimento das pessoas, desenvolva as pessoas, gere desafios, faça com que as pessoas cresçam, não gere dependência, dependência é algo destrutivo para a organização. Primeiro, que vai te dar a falsa sensação de poder, mas quem está perdendo, além de você, é a sua empresa. Você está perdendo muito porque deixa de ser uma possibilidade de adquirir conhecimentos novos porque acaba tendo uma demanda desnecessária para atender uma recorrência que acontece de maneira rotineira.
- Retroalimente o sistema – melhoria contínua
Crie uma cultura para que esse processo se retroalimente. A responsabilidade é algo importante e se dá num processo contínuo na empresa. Cada vez mais as responsabilidades vão migrando de pessoas para pessoas. O quanto isso é importante para fazer com que as pessoas internalizem essa responsabilidade o quanto antes. Para que elas se sintam responsáveis.
As seis dicas são importantes para implementar na sua empresa. É uma mudança de cultura, algumas talvez um pouco mais difícil, mas é para olhar, ficar atento para entender se na sua empresa essas características existem, os fatores inibidores, os fomentadores, a cultura organizacional, quando você fala de responsabilidade de pessoas. Esse material é para você olhar com atenção para sua organização.
Reflexão importante
Queria trazer uma reflexão importante para você, uma pergunta crucial para quem entende esses dois modelos e é uma ruptura de um modelo para outro. Quais são esses modelos?
Planejamento, comando e controle;
Alinhamento, autonomia e responsabilidade.
A pergunta é a seguinte:
O quanto a sensação de poder bloqueia a autonomia e o desenvolvimento organizacional?
O quanto a estrutura e o poder que está na mão das pessoas faz com que não exista a autonomia e iniba o desenvolvimento organizacional da empresa. Reflita sobre isso, vale muito estudar esses dois modelos. Alinhamento, autonomia e responsabilidade, esse é o modelo que a meu ver, que eu estudo muito é uma tendência. É um modelo muito disruptivo em relação ao comando e controle que vem lá da Revolução Industrial, mas que infelizmente ainda é muito utilizado nas organizações, que a liderança está focada no poder e não na facilitação no servir a organização. Isso é totalmente destrutivo, ainda mais nos dias de hoje, que a gente precisa ter agilidade para sobreviver e ser sustentável no mercado.